Trend 2010: Elektronisches Dokumentenmanagement mit Open Source

Wissen Sie, wie viele Office-Dokumente Sie im Unternehmen speichern? Welche davon sind eigentlich noch im aktiven Status und welche sind nur noch zur Ansicht da? Wie viel Speicher binden die nicht aktiven Dokumente und kann ich diese überhaupt noch öffnen und bearbeiten? Lothar Becker, Geschäftsführer von .riess applications, stellt fest: „Im Rahmen unserer Einführungsstudien zu alternativen Office-Produkten auf dem Desktop analysieren wir auch den Dokumentenstamm der Organisation. Häufig stellen wir dabei fest, dass die eigene IT keine Informationen darüber hat, wie groß, wie alt oder wie wichtig der Dokumentenstamm ist, den sie für Ihre Organisation unterhalten." Spätestens mit dem zunehmenden Einsatz von sogenannten Collaboration Features in Office Produkten – sei es sequentiell oder sei es sogar real time –
rücken die Dokumente als Informationsträger von Business-Prozessen in den Vordergrund.

Dokumente werden zunehmend via E-Mail unkontrolliert verschickt: Es ist nicht klar, welches Dokument die aktuelle Version ist, wer das Dokument gerade inhaltlich weiterführt oder ob es mangels Vorlage in eine völlig neue – oft für den nächsten Bearbeiter unbrauchbare Form – umformatiert wird. Oder das Dokument wird im Speicherformat unwissentlich durch das Office-Produkt verändert; es gehen ggf. Metadaten wie Autor, Herkunft oder Versionsverlauf verloren. Eine Vielzahl abgelegter identischer Kopien verteilen sich auf die unterschiedlichen Laufwerke der Organisation. „Wir stellen bei unseren Analysen nicht selten fest, dass es sich bei mehr als 50 % um so genannte ‚Dokumentenleichen’ handelt", so Becker.

Da diese Dokumentleichen ohne systematische Analyse und professionelles Dokumentenmanagement nicht so einfach identifiziert werden können, ist der IT Abteilung eigentlich nicht klar, welche Dokumente ins Archiv oder sogar ganz „entsorgt“ werden könnten. Dadurch entsteht zum Beispiel bei Migrationen auf neue Office-Produkte oder bei Archivierungsprozessen unnötiger Aufwand ggf. gleich mehrfach. Workflows auf Basis von Dokumenten leiden sehr stark in ihrer Qualität und ihrer Ablaufgeschwindigkeit.

"Um dieses Potenzial an Produktivität und Kosteneinsparungen hebeln zu können, werden zunehmend Dokumentenmanagementsysteme in Wirtschaft und Verwaltung eingesetzt.
Dabei sind größere Organisationen heute nicht mehr nur an teure, proprietäre Produkte aus den einschlägigen Häusern, insbesondere Microsoft, gebunden, sondern es kann auch auf ausgereifte, vergleichbare Open Source-Produkte zurückgegriffen werden. Das bedeutet, die Einsparpotentiale werden nicht durch hohe Lizenzkosten und teure Wartungsverträge aufgefressen", so Becker.

Wenn auch Sie das Kosteneinsparungspotential ihres Dokumentenstamms hebeln wollen, sprechen Sie mit uns oder schicken Sie einfach eine Anfrage unter dem Stichwort „Dokumentenmanagement“ an box@riess.de. Wir zeigen Ihnen für Ihre Organisation einen effizienten Weg auf, diese unnötigen Kosten einzusparen.